Pretvorba PDF računa v XML pomeni zajem podatkov in njihov zapis v dogovorjeno strukturo. Preimenovanje datoteke iz .pdf v .xml ne zadošča. Pri skeniranem računu potrebujete OCR, nato pregled polj in izvoz v format, ki ga sprejme vaš računovodski program.
Kaj je razlika med PDF-jem in XML računom?
PDF predvsem ohrani videz dokumenta. XML vsebuje označena podatkovna polja, ki jih program lahko obdela: številko računa, datume, poslovne partnerje, zneske in postavke. eSLOG 2.0 in UBL 2.1 sta različna strukturirana formata, zato pred izvozom preverite podporo prejemnika.
| Dokument | Kaj preveriti |
|---|---|
| Skeniran PDF ali fotografija | Berljivost in vse strani originala |
| PDF z besedilom | Ali so podatki pravilno povezani s polji računa |
| Strukturirani XML | Ustreznost formata in vsebinska pravilnost podatkov |
Postopek: od PDF-ja do podatkov za XML
V Slikaj Račun izberite podjetje in način strukturirane obdelave. Če datoteka vsebuje več računov, najprej preverite razdelitev na posamezne dokumente.
- Naložite originalni PDF ali fotografijo vseh strani računa.
- OCR prebere vsebino, sistem pa podatke razporedi v računovodska polja.
- Primerjajte dobavitelja, kupca, številko računa, datume, valuto, DDV in postavke z originalom.
- Popravite manjkajoče ali napačne vrednosti in preverite opozorila.
- Izberite ustrezen XML eSLOG ali UBL izvoz oziroma nastavljen način dostave.
- Naredite testni uvoz in preverite rezultat v računovodskem programu.
Najpomembnejša polja pred izvozom
Znesek skupaj, znesek za plačilo in že plačan znesek niso vedno ista vrednost. Pri pregledu primerjajte vsako polje z njegovo oznako na originalu. Enako velja za datum izdaje, datum opravljene storitve in zapadlost.
- Pravilna vloga dobavitelja in kupca ter njuni davčni podatki.
- Izvirna številka in tip dokumenta, na primer račun ali dobropis.
- Valuta, neto, DDV, bruto in znesek za plačilo.
- DDV razčlenitev in skladnost postavk s seštevki.
- Količine, cene, popusti in opisi postavk.
- IBAN, sklic in plačilni podatki, kadar so navedeni.
XML izvoz za uvoz podatkov ni izdaja novega računa
Pri tem postopku pripravljate podatke prejetega računa za nadaljnjo obdelavo. Izvoz ne pomeni, da v imenu dobavitelja izdajate nov račun ali da je bil dokument že poknjižen. Original ohranite ob prebranih podatkih in z računovodjo preverite ustrezen postopek uvoza.
eSLOG je oblika XML za izmenjavo računovodskih podatkov, SEPA XML pa se uporablja za plačilne naloge. Če želite račun uvoziti, potrebujete računovodski izvoz; če želite pripraviti plačilo, gre za drug postopek z drugimi podatki.
Zakaj lahko računovodski program zavrne XML?
Veljavna XML sintaksa še ne zagotavlja, da prejemnik podpira izbrani format, različico in način uvoza. Program lahko zahteva tudi določene šifrante, partnerje ali dodatna polja. Zato pred množično uporabo preverite njegove uvozne zahteve.
- Preverite, ali izvažate eSLOG ali UBL in kaj prejemnik sprejema.
- Preglejte obvestilo o napaki ter manjkajoča polja.
- Primerjajte davčne podatke, valuto in seštevke z originalom.
- Po popravku izvedite nov testni uvoz za eno podjetje.
- Šele po uspešnem testu uporabite enak postopek za več dokumentov.
Kdaj uporabiti original, XML ali API
Originalni PDF pošljite, kadar ga prejemnik potrebuje za pregled ali lastni OCR. XML uporabite za podprt strukturirani uvoz. API je smiseln, ko je prejemni sistem nastavljen za strukturirano dostavo in vaš paket to omogoča.
Možnosti izberite glede na dejansko podporo računovodskega programa. Prisotnost njegovega imena na seznamu integracij ne nadomesti preverjanja konkretnega uvoznega načina in nastavitev vašega računa.
Pogosta vprašanja
Ali lahko PDF samo preimenujem v XML?
Ne. Potrebna sta zajem vsebine in zapis podatkov po strukturi ciljnega formata.
Ali je pri vsakem PDF-ju nujen OCR?
Skenirani PDF vsebuje sliko in potrebuje prepoznavo. Če že imate uporaben strukturirani XML, podatke uporabite neposredno; dodaten OCR ni potreben.
Ali vsak računovodski program sprejema isti XML?
Ne. Preverite podprt standard, različico, zahtevana polja in uvozni postopek konkretnega programa.
Ali je SEPA XML isto kot XML eSLOG računa?
Ne. SEPA datoteka pripravi plačilne naloge, eSLOG pa prenaša podatke računa. Izberite izvoz glede na želeni postopek.
Preizkusite postopek na svojem računu
Brezplačno: 3 računi in 10 OCR strani mesečno. Rezultat preverite, preden dokument pošljete v računovodstvo.