Za skeniranje računa s telefonom potrebujete berljivo fotografijo celotnega dokumenta. Če želite podatke prenesti v računovodstvo, dodajte še OCR prepoznavo in pregled rezultata. Spodaj je postopek za iPhone in Android v brskalniku, brez nameščanja dodatne aplikacije.
Kako skenirati račun s telefonom v šestih korakih
V Slikaj Račun najprej izberite podjetje, ki mu račun pripada. Tako dokument že ob zajemu povežete s pravilnim prejemnikom in računovodsko destinacijo.
- V brskalniku odprite Slikaj Račun in se prijavite. Nato odprite Skeniraj.
- Izberite podjetje ter preverite nastavljen način dostave.
- Tapnite Fotografiraj in dovolite uporabo kamere. Za že shranjen dokument izberite Naloži PDF ali sliko.
- Fotografirajte vse robove računa, preverite ostrino in nadaljujte z nalaganjem.
- V OCR pregledu primerjajte original s prebranimi podatki. Popravite napačne vrednosti in dokument potrdite.
- Račun pošljite oziroma izvozite v nastavljenem načinu. V arhivu preverite stanje dostave.
Fotografija, sken in OCR računov: kaj dobite?
Fotografija ali sken ohrani videz računa. OCR prebere njegovo vsebino, nato pa sistem podatke uredi v polja: dobavitelj, številka računa, datumi, DDV, zneski, IBAN in postavke. Dober sken zato pomaga, ne nadomesti pa preverjanja prebranih podatkov.
| Rezultat | Za kaj je uporaben |
|---|---|
| Fotografija ali PDF | Pregled originala, priloga in arhiv |
| OCR besedilo | Prepoznavanje vsebine dokumenta |
| Pregledana računovodska polja | Strukturirani izvoz in nadaljnja obdelava |
Sedem nastavitev fotografije za boljše branje
Pogost razlog za slab OCR je slika, na kateri so zneski majhni, zamegljeni ali v senci. Preverite čitljivost pri povečavi, preden račun pošljete v obdelavo.
- Račun položite na ravno podlago in poravnajte pregibe.
- Uporabite enakomerno svetlobo brez bleščanja na termičnem papirju.
- Telefon držite čim bolj vzporedno s papirjem.
- Zajemite celoten dokument, tudi številko računa, davčne podatke in spodnji del s plačilnimi podatki.
- Izostrite besedilo in med fotografiranjem mirujte.
- Uporabite izvirno fotografijo ali PDF, kadar je na voljo; večkrat stisnjene slike imajo manj podrobnosti.
- Pri večstranskem računu ohranite pravilen vrstni red vseh strani.
Kaj preveriti po OCR prepoznavi
Posebej preverite, da sta dobavitelj in kupec pravilno določena. Nato primerjajte številko računa, datum, valuto, neto, DDV, bruto in znesek za plačilo. Pri že plačanem računu se skupna vrednost lahko razlikuje od preostanka za plačilo.
Preverite tudi postavke, popuste, stopnje DDV ter IBAN in sklic. Matematična kontrola je pomoč pri odkrivanju napak; odločitev o pravilni računovodski obravnavi ostane pri uporabniku oziroma računovodji.
Kako poslati skeniran račun računovodji
Za pošiljanje originala nastavite računovodski e-poštni naslov. Če želite prenesti tudi prebrane podatke, preverite, katere uvozne formate podpira vaš program, nato izberite ustrezen XML ali način dostave. Samo pošiljanje fotografije in strukturiran uvoz imata različna rezultata.
Pred prvo redno uporabo pošljite en testni dokument ter z računovodjo preverite, da je prispel v pravo podjetje in da so polja pravilno prenesena.
Kako se šteje poraba pri večstranskem računu
Pri plačljivih paketih Slikaj Račun je omejitev določena s številom OCR strani, brez ločene omejitve števila računov. Tristranski račun porabi tri OCR strani. Uporabniki in podjetja v skupnem prostoru si delijo vključeno kvoto.
Pri izboru paketa zato pomnožite približno število računov s povprečnim številom strani. Aktualne količine in cene so objavljene v ceniku. Brezplačni paket ima svojo omejitev dokumentov in strani.
Pogosta vprašanja
Ali za skeniranje računov potrebujem aplikacijo?
Slikaj Račun uporabljate v brskalniku na telefonu. Račun fotografirate z gumbom Fotografiraj ali naložite že shranjeno sliko oziroma PDF.
Zakaj OCR narobe prebere znesek?
Najprej preverite ostrino, bleščanje, odrezane robove in ločljivost. V pregledu popravite napačno vrednost; pri slabem originalu pripravite kakovostnejši posnetek.
Ali lahko skeniram račun z več stranmi?
Da. Ohranite vse strani istega računa. Če PDF vsebuje več različnih računov, uporabite pregled PDF paketov in preverite predlagane meje med dokumenti.
Ali fotografiranje pomeni, da je račun že poknjižen?
Ne. Zajem, OCR, pregled, dostava in knjiženje so različni koraki. Stanje dostave preverite v aplikaciji, nadaljnjo obdelavo pa v računovodskem programu.
Preizkusite postopek na svojem računu
Brezplačno: 3 računi in 10 OCR strani mesečno. Rezultat preverite, preden dokument pošljete v računovodstvo.